Política de protección y privacidad de datos personales – AVISO LEGAL

Marco Normativo para el tratamiento de datos personales.

El derecho a la autodeterminación informativa es un derecho fundamental cuyo amparo está sustentado en la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales aprobada el 7 de julio de 2011 (en adelante identificada como “Ley 8968); y su Reglamento, establecido  mediante el Decreto Ejecutivo 37554 de fecha 30 de octubre del 2012 y publicada en La Gaceta el 5 de marzo de 2013, reformado mediante el Decreto Ejecutivo 40008, de fecha 19 de julio del 2016, el cual entró en vigencia el 6 de diciembre de 2016.

Este cuerpo normativo actualmente vigente en la República de Costa Rica establece los lineamientos para la recolección, almacenamiento, tratamiento y manejo de datos personales por parte de personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, y garantiza los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (derechos ARCO) frente al tratamiento de sus datos personales.

POLÍTICA DE PRIVACIDAD en relación con el tratamiento de datos personales recabados por ORQUESTI S.A. para efectos de su oferta de servicios de optimización de la experiencia de compra para negocios y comercios afiliados y para sus clientes como usuarios finales.

ORQUESTI S.A. (en adelante denominada como “ORQUESTI”) es una empresa respetuosa de los derechos de confidencialidad y privacidad de los datos de las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas, y como tal está comprometida en manejar dicha información de conformidad con lo dispuesto en el cuerpo normativo arriba indicado (Ley 8968 y su Reglamento modificado), el cual se sustenta a su vez en el artículo 24 de la Constitución Política de Costa Rica que garantiza los derechos fundamentales a la intimidad, la inviolabilidad de los documentos privados, el secreto de las comunicaciones y el derecho a la autodeterminación informativa. 

Por lo anterior, pone a su disposición la presente Política de protección de datos personales – Aviso legal (en lo sucesivo el “Aviso” o la “Política” indistintamente) en su página internet www.Orquesti.com así como en la aplicación de ORQUESTI para dispositivos móviles y tabletas (todos en adelante indistintamente denominados como la “Plataforma”), a fin de que las personas físicas o jurídicas, titulares de los datos personales o empresariales y financieros recabados, puedan ejercer su derecho a la autodeterminación informativa.

Se entenderá por persona titular de los datos personales, tanto a las personas físicas que hayan suscrito a los servicios ofrecidos por ORQUESTI en su calidad de usuarios, como a las personas jurídicas que hayan contratado, a través de un representante gerencial, administrativo o jurídico.

Usted (en adelante referido como “Usted”, el “Titular” o los “Titulares” indistintamente, o bien específicamente como el “Usuario(a) Final”, sin discriminación de género, para el o la agente de compra, y la “Empresa” para la persona jurídica que haya contratado el servicio de ORQUESTI), al ingresar y utilizar esta Plataforma, y proveer por escrito los datos solicitados, declara : 1. Entender y aceptar los términos y condiciones contenidos en esta Política, y 2. Otorgar de forma expresa, libre e inequívoca su aceptación y consentimiento al uso de sus datos personales según lo dispuesto en el presente Aviso, de acuerdo al marco legal vigente arriba detallado, utilizando a tal efecto este medio electrónico. La información será almacenada en forma tal que se garantice plenamente la seguridad de los datos y el derecho de acceso, rectificación, corrección u oposición (derechos ARCO) por parte del Usuario(a) Final o de la Empresa titular de los datos.

De encontrarse Usted en desacuerdo de forma absoluta y completa con los términos y condiciones de esta Política, deberá abstenerse de proporcionar cualquier tipo de dato personal o empresarial y financiero a ORQUESTI por cualquier medio, incluyendo esta Plataforma.

En el caso en que el Titular proporcione a ORQUESTI sus datos personales o empresariales y/o continúe utilizando esta Plataforma, dicha acción será considerada como su absoluta y expresa aceptación de esta Política de privacidad y del contenido del presente Aviso Legal.

1.      De la identidad y dirección del responsable de recabar, tratar y almacenar los datos personales

ORQUESTI en primera instancia, y la empresa informática por ella contratada para administrar su base de datos, son responsables del tratamiento de los datos personales que Usted suministre a través de esta Plataforma. Como tal, ORQUESTI se adscribe a los términos de la legislación costarricense y se compromete a manejar su información de conformidad con lo dispuesto en la Ley 8968 y su Reglamento (Decreto Ejecutivo 37554 modificado mediante el Decreto Ejecutivo 40008), y a respetar lo establecido en el presente Aviso, garantizado así su derecho de acceso, rectificación, cancelación y oposición (derechos ARCO) a la información suministrada. Esta Política se aplica a los datos personales de personas físicas o jurídicas, los cuales hayan sido transmitidos mediante la página internet cuyo nombre de dominio es Orquesti.com o mediante la aplicación de ORQUESTI para dispositivos móviles y tabletas, y recabados por ORQUESTI con el fin de habilitar la prestación de sus servicios.

2.      Qué datos personales se recaban, de qué forma y con qué finalidad.

ORQUESTI solo podrá recolectar, almacenar o emplear datos de carácter personal para su tratamiento automatizado o manual, y ello cuando tales datos sean actuales, veraces, exactos y adecuados al fin para el que fueron recolectados.

Los datos de carácter personal serán recopilados con fines determinados, explícitos y legítimos tal como detallados en el presente Aviso Legal, y no serán tratados posteriormente de manera incompatible con dichos fines. La información será almacenada en forma tal que se garantice plenamente tanto su seguridad como el derecho de acceso, rectificación y supresión por parte de la persona Titular según lo que se indica en el presente Aviso.

ORQUESTI garantiza el derecho de obtener, dado el caso, la rectificación de los datos personales y su actualización o eliminación cuando hayan sido tratados con infracción a las disposiciones de la normativa vigente, en particular a causa del carácter incompleto o inexacto de los datos, o de haber sido recopilados sin autorización del Titular. Todo Titular puede solicitar y obtener de ORQUESTI la rectificación, actualización, cancelación o eliminación de los datos personales almacenados y el cumplimiento de la garantía de confidencialidad respecto de los mismos.

ORQUESTI se compromete a cumplir con lo solicitado por el Titular de manera gratuita y resolver en el sentido que corresponda en el plazo de cinco (10) días hábiles, contados a partir de la recepción de la solicitud por escrito al correo electrónico support@www.orquesti.com y de acuerdo con las condiciones estipuladas en el presente Aviso. Dicha resolución será comunicada por correo electrónico a la dirección indicada por el Titular. ORQUESTI no podrá ser imputada en caso de que el Titular no reciba dicha comunicación por motivos fuera de su control y responsabilidad.

De forma general, la subscripción a los servicios ofrecidos por ORQUESTI no presenta ninguna obligatoriedad y como tal se advierte al Titular no transmitir ningún dato personal de no desear que su información sea tratada según lo estipulado en el presente Aviso Legal.

Los datos transmitidos deberán ser exactos y pertenecer únicamente a la persona o empresa que suscribe / contrata los servicios de ORQUESTI. Ninguna subscripción / contratación podrá ser hecha a nombre de terceros sin su expreso consentimiento. ORQUESTI tomará las medidas necesarias para que los datos inexactos o incompletos, con respecto a los fines para los cuales fueron recabados y posteriormente tratados, sean rectificados o suprimidos, inhabilitando en este último caso el acceso del Titular de dichos datos a los servicios prestados por ORQUESTI,  como definidos en el punto 1.

El Titular, en este acto, al suscribir a los servicios de ORQUESTI otorga su consentimiento libre,  expreso e inequívoco según los términos de la “Ley 8968” y su Reglamento modificado, para que ORQUESTI trate sus datos personales con el fin de cumplir lo establecido en la presente Política, en particular en lo referido a la prestación de sus servicios. Asimismo, el Titular manifiesta tácitamente ser mayor de edad y tener las facultades suficientes para otorgar sus datos personales de forma voluntaria y para aceptar la presente Política de Privacidad, comprometiéndose a no involucrar a ORQUESTI por el uso de datos personales transmitidos sin autorización de terceras personas, mayores o no mayores de edad, sobre lo cual ORQUESTI no puede tener ningún control ni conocimiento previo.

ORQUESTI le informa al Titular:

1. a) Que dará tratamiento únicamente a los datos personales indicados en este Aviso. Ningún dato personal del Usuario(a) considerado sensible será recabado ni tratado, a saber : datos personales que revelen el origen racial o étnico, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas; la afiliación sindical; datos genéticos, datos biométricos con fines de identificación humana; datos relativos a la salud.
2. b) Que no recabará ni dará tratamiento a datos personales de menores de edad conforme a la normativa costarricense aplicable, y que si el Titular proporciona algún dato personal de cualquier menor de edad a ORQUESTI, el Titular manifiesta estar facultado para transmitir dichos datos personales y en caso de controversia, no podrá imputar a ORQUESTI como responsable de cargo legal alguno.
3. c) Que podrá obtener los datos personales del Titular mediante las denominadas fuentes de acceso público, a efecto de validar su identidad, actualizar su perfil y contactar el Titular, respetando en todo momento la expectativa razonable de privacidad a que se refiere la normativa vigente anteriormente detallada.
4. d) Que usará información IP (Protocolo de Internet, por sus siglas en inglés Internet Protocol) para analizar cualquier tipo de amenazas a la Plataforma, así como para recabar información demográfica.
5. e) Que con la transmisión de sus datos personales y su aceptación expresa, el Usuario(a) Final podrá participar de encuestas de medición de la satisfacción cliente y recibir información del negocio en el cual se encuentre realizando su compra a través de la aplicación de ORQUESTI.

De otros  tratamientos (finalidades secundarias) que se darán a los datos personales recabados

ORQUESTI podrá tratar directamente y/o a través de encargados, los datos personales del Titular con los siguientes fines secundarios:

1. Evaluar la calidad de los servicios y/o productos ofrecidos por ORQUESTI, así como el nivel de satisfacción ante las respuestas dadas a comentarios y solicitudes.
2. Realizar encuestas, estadísticas o estudios internos sobre hábitos de consumo y preferencias de los Usuarios(as) Finales y generar informes internos sobre la utilización de la Plataforma (sitio web y aplicación móvil de ORQUESTI).
3. Promocionar e informar a través de cualquier medio físico y/o electrónico sobre servicios actuales y nuevos de ORQUESTI, y/o productos de comercios afiliados que podrían ser de interés del Titular.
4. Para envíos de mail marketing de ORQUESTI y de terceros que sean socios comerciales de ORQUESTI.
5. Informar vía correo electrónico sobre cambios en el presente Aviso o la normativa vigente acerca del tratamiento de los datos personales y los derechos ARCO, así como actualizaciones de seguridad importantes por parte de ORQUESTI.

3.      Del otorgamiento del consentimiento para la recolección y tratamiento de los datos personales.

La normativa vigente establece que quien recabe datos personales deberá obtener el consentimiento expreso de la persona titular de los datos o de su representante. Este consentimiento deberá constar por escrito, ya sea en un documento físico o electrónico, el cual podrá ser revocado por la persona física o jurídica, pública o privada, titular de la información según se detallan en el inciso 5 siguiente.

Al transmitir sus datos personales al momento de crear su cuenta y suscribirse a los servicios gratuitos ofrecidos por ORQUESTI a través de su Plataforma, el Usuario(a) Final estará dando su consentimiento libre, expreso e inequívoco al tratamiento de dicha información por parte de ORQUESTI según se establece en el presente Aviso Legal. El Uusario(a) Final podrá ejercer sus derechos ARCO según se indica en el inciso 5 siguiente.

4.      De los procedimientos para revocar el consentimiento a la recolección y tratamiento de los datos personales.

La normativa en vigencia establece que la conservación de los datos personales que puedan afectar a su Titular, no deberá exceder el plazo de diez años, desde la fecha de terminación del objeto de tratamiento del dato, salvo disposición normativa especial que establezca otro plazo, que por el acuerdo de partes se haya establecido un plazo distinto, que exista una relación  continuada entre las partes o que medie interés público para conservar el dato.

El Titular podrá ejercer los derechos de acceso, corrección/rectificación, cancelación u oposición de datos personales (derechos ARCO) directamente ante la Unidad de Tratamiento de Datos Personales de ORQUESTI.

En caso de que el Titular – el Usuario(a) Final o la Empresa – desee oponerse al uso de sus datos personales para todas o alguna de las finalidades enumeradas en este Aviso, deberá enviar una solicitud de eliminación de su información, especificando las finalidades para las que desea que no sean tratados sus datos personales, al siguiente correo electrónico: support@www.orquesti.com

Para realizar dicha revocación y ejercer sus derechos, deberá observar el siguiente procedimiento:

• Enviar una solicitud motivada al correo electrónico support@www.orquesti.com de la Unidad de Tratamiento de Datos Personales de ORQUESTI, la cual deberá contener:
1. El nombre completo del Titular y correo electrónico, el cual será utilizado para responder a su solicitud.
2. Copia escaneada de un documento oficial o inscripción jurídica que acredite su identidad.
3. El motivo de la solicitud y los argumentos que sustentan la misma.
• Fecha a partir de la cual desea que se haga efectiva la revocación de su consentimiento.
• ORQUESTI notificará al Titular, en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles a partir de la fecha en que es recibida su solicitud, sobre la resolución adoptada haciendo uso del mismo medio electrónico de comunicación a efecto de que, si resulta procedente, se haga efectiva la revocación de los datos personales del Titular dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha en que la respuesta de ORQUESTI es comunicada al Titular.

El Titular podrá oponerse al uso de sus datos personales y financieros únicamente al finalizar la relación comercial contraída con ORQUESTI en los plazos previamente acordados y contratados.  Al expirar la relación contractual en su curso normal, ORQUESTI se compromete a cancelar toda información personal  y financiera pertinente una vez completados los pagos que se adeuden, salvo disposición normativa especial que establezca otro plazo, que por el acuerdo de partes se haya establecido un plazo distinto, que exista de nuevo una relación  continuada entre las partes o que medie interés público para conservar los datos.

5.      A quiénes ORQUESTI podrá transferir sus datos personales

Establecido lo anteror, ORQUESTI se obliga a no transferir o compartir los datos personales a los cuales se refiere el presente Aviso Legal, a favor de terceros, con la excepción de los siguientes casos: 1. Cuando se encuentre obligado a ello para cumplir con la normativa aplicable y deba cooperar con las autoridades competentes; 2. Que la transferencia de datos resulte necesaria para cumplir con las finalidades del presente Aviso Legal, en particular para efectos de la oferta de servicios de ORQUESTI; 3. En el caso de las Empresas afiliadas en su calidad de socios comerciales y proveedores de los servicios ofrecidos por ORQUESTI, a efectos de hacer efectivos los pagos correspondientes, ORQUESTI podrá transferir los datos del Titular empresarial a instituciones bancarias, financieras y crediticias.

El Titular acepta y reconoce que en virtud de la normativa vigente y según lo que se detalla en el presente inciso, las transferencias de sus datos personales puedan resultar necesarias para acceder a los servicios de ORQUESTI en su calidad de Usuario(a) Final o de Empresa, por lo que en el momento de transmitir sus datos personales a ORQUESTI de forma escrita a través de un medio electrónico como lo son el sitio internet Orquesti.com y la aplicación de ORQUESTI para dispositivos móviles y tabletas, estará dando también su consentimiento expreso a la transferencia de su información según se detalla en el presente inciso.

6.      Cómo dejar de recibir únicamente comunicaciones y envíos publicitarios por parte de ORQUESTI

El Titular podrá optar por mantenerse suscrito a los servicios de ORQUESTI y darse únicamente de baja de la lista de envíos masivos de correos electrónicos publicitarios o mercadotécnicos para lo cual deberá dar un clic en el enlace “Cancelar subscripción” o “Unsubscribe” integrado en el pie de página de todos los correos electrónicos enviados por ORQUESTI, para no volver a recibir dichas comunicaciones.

Adicionalmente, para efectos de evitar recibir toda comunicación por parte de ORQUESTI, el Titular podrá cancelar su suscripción a los servicios de ORQUESTI según los términos detallados en el inciso 5.

7.      De la seguridad informática en el almacenamiento y tratamiento de los datos personales

ORQUESTI se compromete a realizar todo lo necesario para proteger la seguridad de los datos personales que recabe para efecto de la prestación de sus servicios, conforme a los más altos estándares y procedimientos de seguridad informática y confidencialidad, apegado a la normativa jurídica en vigencia en la República de Costa Rica.  No obstante lo anterior y, en caso de presentarse una situación de vulnerabilidad, debilidad o amenaza de cualquier tipo que pueda comprometer la seguridad de los sistemas informáticos utilizados, y afectar de forma significativa los derechos morales y/o financieros de los Titulares, ORQUESTI hará lo necesario para  1. Analizar y resolver conjuntamente con la empresa administradora de los servidores, las brechas en la seguridad que se hayan presentado; 2. Informar por correo electrónico tan rápido como sea posible a los Titulares, a fin de que puedan tomar las medidas correspondientes en defensa de sus derechos.  ORQUESTI no se hace responsable por interceptaciones ilegales o violación de sus sistemas o bases de datos por parte de personas no autorizadas. ORQUESTI tampoco se hace responsable por la indebida utilización de la información obtenida por esos medios.

8.      De la política de cookies y web beacon de ORQUESTI

ORQUESTI reconoce que es posible que la Plataforma haga uso de cookies para efecto de ciertas características o funciones. Las cookies son tipos específicos de información que un sitio web transmite al disco duro de la computadora del Titular con el fin de mantener los registros actualizados, y pueden facilitar el uso de un sitio web al guardar contraseñas y preferencias mientras el Titular navega en Internet.

Por su parte, las web beacon son imágenes insertadas en una página de Internet o correo electrónico, que puede ser utilizadas para efectos estadísticos sobre los hábitos de compra de un visitante, almacenar información sobre la dirección IP del Titular, el tiempo que el usuario pasa navegando en una página internet, el tipo de navegador que utiliza y otros datos informáticos de índole similar.

Aunque la mayoría de los navegadores aceptan cookies y web beacon automáticamente, el Titular puede configurar su navegador para rechazar dicha configuración automática.

9.      De las notificaciones en caso de modificación del presente Aviso Legal o del marco jurídico vigente.

La presente Política de protección y privacidad de datos personales – AVISO LEGAL podrá ser modificada en el momento y forma que ORQUESTI considere oportuno y necesario, por motivos relacionados con su prestación de servicios o de acuerdo a reformas a la “Ley 8968” y su Reglamento reformado, o toda otra normativa legal que pudiera ser decretada. El Titular será notificado de cualquier cambio a través del correo electrónico que haya registrado al momento de suscribir/contratar los servicios de ORQUESTI, y a través de la actualización inmediata de la presente Política en su sitio internet Orquesti.com y en su aplicación para dispositivos móviles y tabletas.

Por favor tome nota que si el Titular decide cancelar los servicios informativos y de correo publicitario masivo de ORQUESTI y por lo tanto deshabilita su correo electrónico a esos efectos, será de la responsabilidad única del Titular el informarse de las modificaciones aportadas a este Aviso Legal, y ORQUESTI no podrá ser imputado por desconocimiento del Titular de la nueva normativa.

10.  De la autoridad garante de la protección de los datos personales en Costa Rica

 La Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB) es la entidad pública que garantiza a toda persona física o jurídica su derecho fundamental a la autodeterminación informativa.

Si el Titular considerara que su derecho a la protección de sus datos personales ha sido lesionado por alguna acción u omisión por parte de ORQUESTI, o presume de alguna falta a las disposiciones previstas en la “Ley 8968” y su Reglamento reformado y otras normativas aplicables, deberá en primer instancia ponerse en contacto con la Unidad de Tratamiento de Datos Personales de ORQUESTI al correo electrónico support@www.orquesti.com para iniciar la investigación pertinente.

11.  De la jurisdicción aplicable al campo de la autodeterminación informativa en Costa Rica.

El derecho a la autodeterminación informativa o derecho a la protección de datos personales es la prerrogativa de una persona física o jurídica, pública o privada, que le permite controlar, independientemente de su nacionalidad, el flujo de su información personal, y decidir cómo quiere que ésta sea tratada (utilizada), para qué fines, quién puede acceder a ella y cómo puede ser compartida.

A su vez, toda persona física o jurídica, pública o privada que trate datos personales (almacene, recopile, acceda, transfiera, comercialice, etc.), en bases de datos manuales o automatizadas (incluyendo los servicios de la nube), están sujetas a la aplicación de la normativa vigente o de toda otra legislación que entre a regir en un futuro, y debe garantizar que los datos personales serán utilizados de acuerdo con el consentimiento de su titular y para los fines para los cuales fueron recopilados; salvo que, como ocurre con los derechos fundamentales, exista norma expresa que excluya su aplicación total.

En Costa Rica, la Ley 8968 de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, ratificada en el año 2011, y su Reglamento aprobado al año siguiente y modificado en el año 2016, establecen los lineamientos para la recolección, almacenamiento, tratamiento y manejo de datos personales por parte de personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, y garantiza los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (derechos ARCO) frente al tratamiento de dicha información. Esta normativa se sustenta a su vez en el artículo 24 de la Constitución Política de Costa Rica que garantiza los derechos fundamentales a la intimidad, la inviolabilidad de los documentos privados, el secreto de las comunicaciones y el derecho a la autodeterminación informativa.

Para el caso de que exista una disputa o controversia, derivada de la interpretación, ejecución o cumplimiento del presente Aviso Legal, de cualquiera de los documentos que del mismo se deriven, o que guarden relación con éste, las partes, amigablemente, buscarán llegar a un acuerdo dentro de un plazo de treinta días (30) naturales, contados a partir de la fecha en que cualquier diferencia o evento haya sido notificado por escrito a la contraparte a la dirección de correo electrónico support@beelua.com

En caso de que las partes no lleguen a un acuerdo, conviene en este acto que todas las desavenencias que deriven del presente Aviso o de cualquiera de los documentos que emanen del mismo, o que guarden relación con uno u otro, sean sometidas de manera definitiva a la competencia de la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB), renunciando expresamente a cualquier fuero distinto que por razones de sus domicilios presentes o futuros pudieren corresponderles.

12.  De la fecha de la última actualización del Aviso de Privacidad y número de versión.

La versión de la presente Política de protección y privacidad de datos personales – AVISO LEGAL de ORQUESTI es la 1.0 y la fecha de la última actualización es el 25 de agosto del año 2021.